Politique de confidentialité
Nous nous engageons à respecter votre vie privée et à protéger vos informations personnelles (données) conformément aux lois en vigueur sur la protection des données. La présente note d’information sur la protection de la vie privée explique comment nous recueillons et utilisons vos données personnelles et vous informe de vos droits en matière de protection de la vie privée.
Nous avons divisé les informations en sections afin que vous puissiez cliquer sur les domaines dont vous avez besoin.
1. À propos de nous et de notre politique sur la protection de la vie privée
2. Les données personnelles que nous utilisons
3. La manière dont nous utilisons vos données personnelles
4. Informations liées au marketing
5. Avec qui nous partageons vos données personnelles
6. Sécurité et prévention de la fraude
7. Partager vos données personnelles à l’étranger
8. La durée pendant laquelle nous conservons vos données personnelles
10. Comment nous contacter ou déposer une plainte
11. Utilisation du site internet et cookies
12. Notre représentant dans l’Union européenne
13. Modifications apportées à la présente politique sur la protection de la vie privée
1. À propos de nous et de notre politique sur la protection de la vie privée
Le présent politique explique comment nous, Royal Mail Group Limited, utilisons vos données personnelles.
Les données personnelles sont des informations qui concernent une personne qui a été, ou pourrait être, identifiée à partir de ces données. Il peut s’agir, par exemple, du nom, de l’adresse, de l’adresse électronique et d’autres données personnelles d’une personne.
Royal Mail Group Limited comprend les activités de Royal Mail et de Parcelforce Worldwide. Vos données personnelles que nous utilisons comprennent :
- les informations que nous recueillons à votre sujet lorsque vous utilisez nos sites internet et nos applications
- les informations communiquées lorsque vous utilisez ou recevez nos services, et
- les informations que nous recevons d’autres sources.
Nous sommes généralement le « contrôleur des données » responsable de l’utilisation des données à caractère personnel et des raisons pour lesquelles elles sont utilisées. Nous pouvons parfois utiliser des données à caractère personnel pour le compte d’une autre organisation, en tant que « responsable du traitement » de cette organisation. Dans ce cas, cette autre organisation vous expliquera comment vos données pourraient être utilisées.
Notre adresse est la suivante :
Royal Mail Group Limited
185 Farringdon Road
London
EC1A 1AA.
Lorsque vous utilisez ou recevez nos produits ou services, nous devons parfois vous donner des informations supplémentaires sur la manière dont nous utiliserons vos données. Vous devez lire la présente déclaration de confidentialité en même temps que toute autre déclaration ou information que nous vous communiquons.
La présente politique de confidentialité s’applique si vous utilisez l’un de nos produits ou services. Cela inclut l’utilisation de nos sites internet (tels que royalmail.com, royalmailgroup.com ou parcellforce.com) ou de nos applications. Cette politique s’applique si vous nous contactez ou si nous vous contactons au sujet de nos services par courrier, téléphone, courriel, message texte, notifications push (messages automatiques envoyés par des applications) ou par d’autres méthodes (y compris les messages sur les sites internet et les plateformes de médias sociaux).
2. Les données personnelles que nous utilisons
Nous utilisons différents types de données à caractère personnel. Ce sont des informations que vous nous communiquez et des informations que nous créons lorsque nous effectuons des services auprès de vous ou auprès d’autres clients ou si vous interagissez avec nous d’une autre manière (par exemple, si vous nous confiez des livraisons). Il peut également s’agir d’informations que vous nous communiquez sur une autre personne.
Le tableau ci-dessous donne plus de détails sur les données que nous utilisons et sur la manière dont nous les obtenons.
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Types de données |
Ce que cela inclut |
D’où obtenons-nous ces informations |
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Votre identité et vos coordonnées |
Cela inclut :
Cela peut également inclure d’autres identificateurs tels que :
Si vous travaillez pour l’un de nos clients commerciaux, nous enregistrons :
Si vous travaillez pour une organisation qui nous fournit des services ou travaille avec nous, nous enregistrerons également :
Nous pouvons également recueillir les coordonnées des enfants qui utilisent ou reçoivent nos services. |
Vous nous communiquer ces informations à chaque fois que vous :
Si vous accédez à nos services par un haut-parleur intelligent ou une technologie similaire, nous pouvons recevoir ces informations de l’entreprise qui fournit cette technologie..
Nous recueillons également certaines de ces données lorsque nous scannons les codes-barres des articles de notre réseau.
Nous recevons parfois ces données personnelles d’autres personnes et organisations, telles que :
Nous pouvons collecter des données sur les enfants si l’enfant est inclus dans votre demande d’utilisation de notre service de réacheminement, si quelqu’un envoie une lettre ou un colis à un enfant, ou si un enfant utilise un de nos services. Cela inclut les cas où les enfants envoient des lettres au Père Noël, que ce soit de chez eux ou de l’école.
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Détails financiers |
Cela inclut
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Vous communiquez ces informations lorsque vous utilisez nos services ou recevez un paiement.
Nous pouvons également recevoir ces informations d’autres organisations telles que des banques et des agences de référence de crédit (par exemple, lorsqu’elles autorisent un paiement de votre part ou pour nous aider à vérifier votre identité). |
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Préférences en matière de marketing |
Il s’agit des informations dont nous disposons sur vos préférences en matière de marketing.
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Nous enregistrons ces informations lorsque vous nous contactez (par exemple, lorsque vous demandez un de nos services ou lorsque vous vous inscrivez sur l’un de nos sites internet). Vous pouvez mettre à jour vos préférences en matière de marketing à tout moment..
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Dossiers clients |
Il s’agit de notre registre des produits et services que vous avez utilisés, y compris :
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Vous communiquez une grande partie de ces informations lorsque vous utilisez nos services. Nous enregistrons également ces informations lors de la prestation de nos services.
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Historique des adresses |
Il s’agit de votre ancienne adresse et de votre nouvelle adresse lorsque vous organisez un service de redirection.
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Vous communiquez ces informations dans le cadre de votre demande de service de redirection. Nous pouvons également recevoir ces informations de la part d’une autre personne de votre foyer si elle fait une demande pour le service.. |
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Autres coordonnées |
Dans des cas limités, une adresse de livraison peut inclure des données personnelles (par exemple, si le nom d’une maison inclut le nom de famille de l’occupant).
La réglementation de l’Ofcom stipule que nous ne sommes pas tenus de livrer des objets à certaines adresses ni de les récupérer. Nous tenons un registre de ces adresses et des raisons pour lesquelles nos obligations habituelles ne s’appliquent pas. |
Nous pouvons recevoir ces coordonnées de votre part ou de la part d’une autorité locale.
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Historique des contacts et dossiers des demandes de renseignements, plaintes et réclamations |
Il s’agit des détails de toute demande de renseignements, plainte ou réclamation que vous nous avez adressée. Ces détails peuvent comprendre :
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Vous communiquez certaines de ces informations lorsque vous faites votre demande de renseignements, votre plainte ou votre réclamation. Nous enregistrons également certaines informations lorsque nous traitons l’affaire..
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Preuve des informations de livraison |
Il s’agit de documents de livraison, comprenant le nom et l’adresse de la personne qui accepte la livraison d’un article et toute signature que cette personne nous donne. |
Vous communiquez ces informations lorsque vous acceptez la livraison d’un article, y compris lorsque vous acceptez la livraison d’un article pour quelqu’un d’autre. |
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Détails sur l’expédition internationale
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Il s’agit d’informations relatives aux lettres et colis internationaux. Cela comprend :
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Nous pouvons recevoir ces informations des autorités postales ou des transporteurs étrangers lorsque vous recevez une lettre ou un colis en provenance de l’étranger.
Si vous envoyez une lettre ou un colis à l’étranger, vous devrez peut-être nous communiquer ces informations à des fins de livraison, de douanes et de fiscalité, ou de contrôle de sécurité. |
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Informations sur les destinataires |
Il s’agit notamment des registres des lettres ou des colis qui vous sont livrés et des services utilisés par l’expéditeur.
Nous utilisons votre nom et votre adresse pour collecter, trier, suivre et vous livrer les objets. L’expéditeur peut également nous donner d’autres coordonnées, comme votre numéro de téléphone ou votre adresse électronique, afin que nous puissions vous permettre de suivre votre livraison. |
Nous recevons ces informations de l’expéditeur ou les recueillons à partir des données jointes à l’extérieur des lettres et des colis dans notre réseau.
Nous pouvons également recevoir ces informations des autorités postales ou des transporteurs étrangers si l’envoi vous est adressé depuis l’étranger. |
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Enregistrements de vous |
Il s’agit notamment de :
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Nous pouvons enregistrer des images de vous si vous vous rendez dans un lieu où il y a une caméra de surveillance. Nous pouvons également enregistrer les appels téléphoniques entre vous et nous. |
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Images de vous ou des lieux de livraison choisis |
Il s’agit notamment de :
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Vous ou d’autres personnes pouvez nous envoyer ces images.
Nous pouvons également prendre des photos des endroits que vous avez identifiés comme sûrs pour la livraison de colis. |
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Preuve de l’âge |
Il s’agit d’un registre des contrôles d’âge effectués lorsque les articles ne peuvent pas être livrés à des personnes n’ayant pas atteint un certain âge. |
Nous pouvons enregistrer le fait que vous remplissez les conditions d’âge pour un article que nous avons livré.. |
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Vendeurs en ligne |
Certains de nos services impliquent que nous ayons accès à votre compte auprès de vendeurs en ligne ou d’autres sites internet. |
Si vous nous donnez l’autorisation d’accéder aux données de votre compte, nous recevrons des données de votre part, du site internet ou des deux. |
3. La manière dont nous utilisons vos données personnelles
En vertu de la législation sur la protection des données, nous ne pouvons utiliser vos données personnelles que si nous disposons d’une « base juridique » (véritable raison juridique) pour le faire. Le tableau ci-dessous présente et explique chaque base juridique sur laquelle nous nous appuyons et la finalité de l’utilisation de vos données. Plusieurs bases juridiques peuvent s’appliquer lorsque nous utilisons vos données pour une finalité particulière, c’est pourquoi le tableau présente les bases juridiques pertinentes :
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Quand |
Pourquoi |
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Effectuer des services auprès de vous lorsqu’il existe un contrat avec vous. Cela comprend :
Effectuer des services postaux à votre intention lorsque vous nous avez payés pour le faire, mais que nous n’avons pas de contrat ou d’accord avec vous. Cela comprend :
Certains de nos produits et services sont soumis à des conditions spéciales et sont connus sous le nom de « schemes » (plans). Ces plans signifient que nous n’avons pas besoin d’avoir des contrats individuels avec chaque client utilisant ces produits ou services. Vous trouverez de plus amples informations à l’adresse suivante : www.royalmail.com/non-contract-terms-and-conditions |
Contrat — Nous devons utiliser vos données pour effectuer ces services auprès de vous conformément à ce contrat.
Intérêts légitimes — Nous devons utiliser vos données pour réaliser les services que vous avez payés.
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Effectuer des services postaux demandés par une autre personne ou organisation (par exemple, lorsque quelqu’un vous envoie une lettre ou un colis, nous utilisons vos données pour le livrer ou le retourner, vous permettre de le suivre ou vous fournir des mises à jour sur la livraison). Ces services comprennent :
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Intérêts légitimes — Nous devons utiliser vos données pour effectuer ces services. |
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Vous permettre d’utiliser :
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Intérêts légitimes et consentement — Nous devons utiliser vos données pour effectuer ces services. Les conditions générales du service expliquent quand nous avons besoin de votre autorisation pour utiliser vos données dans un but précis, et comment donner cette autorisation. |
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Traitement des paiements et des remboursements pour nos services.
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Contrat — Nous devons utiliser vos données pour traiter les paiements et les remboursements conformément à notre contrat avec vous. |
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Prendre les mesures nécessaires lorsque vous avez accepté un colis au nom de quelqu’un d’autre (comme votre voisin). Cela peut inclure l’utilisation de vos données pour :
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Intérêts légitimes et consentement — Nous devons utiliser vos données pour effectuer ces services. Les conditions générales du service expliquent quand nous avons besoin de votre autorisation pour utiliser vos données dans un but précis, et comment donner cette autorisation |
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Transmettre des informations sur la livraison à l’expéditeur et à la personne à qui l’article a été envoyé, dans le cadre de nos services de suivi et de localisation. |
Intérêts légitimes — Nous devons contrôler nos services de livraison pour les améliorer et transmettre de meilleures informations à nos clients. |
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Traiter les demandes de renseignements, les plaintes ou les réclamations et vous donner la possibilité d’évaluer nos services.
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Intérêts légitimes — Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour nous aider à traiter des demandes de renseignements, des plaintes ou des réclamations formulées par vous ou par toute autre personne. |
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Transmettre des données aux entreprises clientes et au gouvernement britannique.
Nous devons partager vos données pour soutenir les intérêts des entreprises clientes et du gouvernement britannique. Cela comprend :
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Intérêts légitimes — Nos entreprises clientes et le gouvernement britannique ont un intérêt légitime à utiliser les données de cette manière, et nous avons un intérêt légitime à les soutenir. |
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Promouvoir nos produits et services auprès des clients et des clients potentiels. Cela peut inclure :
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Intérêts légitimes et consentement — Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour vous envoyer des informations commerciales sur nos produits et services. Dans certains cas, nous vous demanderons votre autorisation avant de vous envoyer des informations commerciales.
Vous avez toujours le droit de refuser de recevoir des informations commerciales qui vous sont spécifiquement adressées. Voir la section 4 ci-dessous pour plus d’informations sur le marketing. |
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Améliorer l’expérience de nos clients en ce qui concerne nos services et nos sites internet. Par exemple, nous utilisons les informations relatives à vos visites sur nos sites internet pour nous aider à comprendre comment différentes personnes les utilisent et combien de temps elles passent sur certaines pages |
Intérêts légitimes — Nous utilisons vos données pour nous aider à comprendre comment vous utilisez nos services afin de pouvoir les améliorer.
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Effectuer des études et des analyses de marché pour améliorer les services existants et en développer de nouveaux. Par exemple, nous pouvons développer de nouveaux services postaux ou de données pour les entreprises clientes afin de les aider à maintenir leur base de données d’adresses à jour, à identifier et à prévenir la fraude et à vérifier les identités, ou à cibler leur marketing |
Intérêts légitimes et obligation légale — Nous devons utiliser vos données pour améliorer les produits et services que nous proposons et pour développer de nouveaux services pour vous et d’autres clients. Cela peut impliquer que nous, ou un organisme d’étude de marché travaillant pour nous, vous contactions pour obtenir un retour d’information sur nos services. Nous devons également utiliser vos données pour nous aider à respecter la réglementation, notamment pour vérifier le niveau de satisfaction des clients
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Maintenir la sécurité, prévenir la fraude et le blanchiment d’argent, et prendre des mesures contre les fraudeurs et autres criminels. Cela comprend :
Les contrôles douaniers et fiscaux, ainsi que les contrôles de sécurité, pour les articles en provenance de l’étranger.
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Intérêts légitimes — Nous devons parfois utiliser des données pour protéger les droits, la propriété et la sécurité des personnes.
Voir la section 6 ci-dessous pour plus d’informations sur la sécurité et la prévention de la fraude.
Obligation légale — Nous devons utiliser les données à caractère personnel pour nous aider à suivre les réglementations fiscales et douanières et pour protéger le courrier dans notre réseau. |
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Prévenir et détecter la criminalité, notamment en utilisant la vidéosurveillance pour protéger nos clients, nos employés et nos biens |
Intérêts légitimes — Nous devons parfois utiliser des données personnelles pour :
Nous pouvons également utiliser ces informations dans le cadre d’enquêtes et d’actions en justice liées à tout crime détecté, y compris comme preuves dans le cadre de litiges juridiques et de procédures judiciaires.
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Empêcher le partage ou le traitement illégal ou non autorisé de données personnelles et d’informations confidentielles.
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Intérêts légitimes — Nous devons parfois surveiller et bloquer les communications entre notre personnel et d’autres personnes afin de protéger la sécurité des données personnelles et des informations confidentielles.
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Satisfaire aux exigences légales (par exemple, en vertu de la loi sur les services postaux, nous devons tenir à jour le fichier d’adresses des codes postaux et le mettre à la disposition des personnes et des organisations qui souhaitent l’utiliser dans des conditions particulières).
Protéger notre personnel
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Obligation légale — Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour nous aider à assumer nos responsabilités légales et réglementaires en tant qu’opérateurs postaux et en vertu de la législation sur la santé et la sécurité.
Intérêts légitimes et obligation légale — Il se peut que nous devions utiliser vos données pour nous aider à répondre aux exigences en matière de santé et de sécurité et à notre obligation légale de protéger notre personnel. Il s’agit notamment d’identifier les adresses auxquelles nous n’effectuerons pas de livraison ou de collecte.
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Marketing
Nous aimerions rester en contact avec vous, par courrier, courriel, téléphone, médias sociaux ou en ligne, au sujet de nos produits, services et offres qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez choisir de recevoir ces communications et vous en désinscrire à tout moment.
Nous avons un intérêt légitime à promouvoir nos produits et services, mais si vous nous demandez de ne pas vous envoyer de communications commerciales, nous ne les enverrons pas. En particulier, lorsque nous recueillons des coordonnées que nous souhaiterions utiliser pour vous envoyer des communications commerciales, nous vous donnerons la possibilité, à ce moment-là, de nous indiquer de ne pas les envoyer.
S’assurer que nos messages marketing sont pertinents pour vous
Nous voulons nous assurer que les informations que nous vous envoyons sur nos produits et services sont pertinentes pour vous. Pour ce faire, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour nous aider à mieux comprendre vos intérêts. Nous pouvons également utiliser les données relatives à votre ordinateur, ordinateur portable, smartphone ou tablette (y compris son adresse IP) pour vérifier que vous êtes dirigé sur la page internet pertinente après avoir cliqué sur l’une de nos publicités en ligne. Si vous visitez nos sites internet, nous pouvons également utiliser des cookies pour nous indiquer le marketing à vous envoyer. Veuillez vous reporter à la section 11 ci-dessous pour plus d’informations sur les cookies.
Ces approches nous aident à rendre nos communications plus pertinentes et plus intéressantes pour vous. L’examen des pages internet que vous avez visitées et des articles que vous avez achetés nous aide à mieux vous comprendre en tant que client et nous permet de vous proposer des services, des contenus, des communications et des publicités en ligne personnalisés. Nous pouvons également mesurer votre réaction à nos communications marketing pour nous aider à comprendre leur efficacité et à vous proposer des produits et des services qui répondent mieux à vos besoins.
Si vous ne souhaitez pas que nous personnalisions ainsi nos messages marketing, vous pouvez refuser la personnalisation. Dans ce cas, nous ne vous enverrons plus de communications commerciales. Veuillez vous reporter à la section 11 ci-dessous pour savoir comment vous pouvez contrôler si nous utilisons des cookies à des fins de marketing.
Modifier vos préférences en matière de marketing
Vous pouvez modifier vos préférences en matière de marketing à tout moment. Vous pouvez le faire :
- en ligne
- par téléphone
- en utilisant le lien « se désabonner » dans nos courriels de marketing
- en répondant STOP à nos SMS marketing
- par le biais de nos applications, ou
- en nous écrivant à tout moment.
Si vous indiquez que vous ne souhaitez pas recevoir d’informations commerciales de notre part, cela vous empêchera de recevoir des offres ou d’entendre parler d’autres produits susceptibles de vous intéresser.
Si vous vous êtes inscrit sur notre site internet royalmail.com, vous pouvez modifier vos préférences en matière de marketing à tout moment dans la section « Mon compte » du site web www.royalmail.com/user/login.
Les clients ayant un compte Parcelforce Worldwide peuvent modifier leurs préférences dans la section « Mon profil » du site internet de Parcelforce Worldwide à l’adresse www.parcelforce.com/user/login.
Vous pouvez également contacter notre équipe « Droits à l’information et gouvernance » (information.rights@royalmail.com) pour nous demander de cesser d’envoyer des courriers électroniques, des lettres ou d’autres formes de marketing direct.
Informations sur les services
Il se peut que nous devions vous envoyer des communications concernant le service que vous utilisez. Par exemple, nous envoyons à nos clients des confirmations de commande, des mises à jour de livraison, des factures et des avis de modification de nos conditions ou de nos prix.
Si vous choisissez de ne pas participer au marketing, il se peut que nous devions encore vous envoyer ce type d’informations.
Préférences de communication
Si vous choisissez de désactiver les notifications de l’application sur votre téléphone, vous pouvez toujours recevoir des notifications et d’autres messages de service de notre part par d’autres moyens (par exemple, par SMS, courriel ou lettre).
Étude de marché
Nous aimerions connaître votre avis, car cela peut nous aider à améliorer nos produits et services. Ainsi, de temps en temps, nous pouvons vous contacter pour réaliser une étude de marché ou une enquête ou demander à un organisme d’étude de marché travaillant pour nous de le faire. Vous avez toujours le choix de participer ou non à notre étude de marché.
5. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?
Nos employés et agents
Nos employés, ou les agents qui agissent en notre nom, peuvent utiliser vos données aux fins énoncées dans les sections 3 et 4 ci-dessus. Par exemple, si vous nous contactez pour une demande de renseignements ou une plainte, les membres de notre équipe du service clientèle consulteront vos informations.
Clients
Nous partageons vos données personnelles avec nos clients lorsque nous réalisons des services pour eux qui vous concernent. Par exemple, si un client a pris des dispositions pour qu’un article vous soit envoyé, nous lui donnerons des mises à jour de livraison et la preuve qu’il a été livré. Cette preuve peut confirmer l’endroit où nous avons livré l’article et montrer toute signature que la personne qui a reçu l’article nous a donnée.
Plates-formes d’achat en ligne
Si vous payez des frais de port sur une plateforme d’achat en ligne telle qu’eBay ou Amazon, ou si nous livrons des articles que vous avez achetés sur ces plateformes, nous pouvons partager vos données personnelles avec celles-ci pour leur fournir des mises à jour sur l’emplacement d’un article et une preuve de livraison.
Autres organisations
Nous pouvons partager vos données avec d’autres organisations si cela est nécessaire dans le cadre de la prestation de services auprès de vous ou d’eux. Par exemple, nous pouvons partager des informations avec nos fournisseurs de technologie et avec la Poste afin que vous puissiez accéder à nos services (par exemple, lors de la collecte d’une lettre ou d’un colis dans votre bureau de poste local). Si vous accédez à nos services par un haut-parleur intelligent ou une technologie similaire, nous pouvons également partager vos données avec les organisations qui fournissent cette technologie afin que vous puissiez recevoir ces services. Nous informerons également nos fournisseurs d’applications lorsque vous aurez téléchargé l’une de nos applications.
Nous pouvons également partager vos données personnelles avec d’autres organisations à des fins juridiques, pour prévenir ou détecter des délits, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de quelqu’un. Ces organisations comprennent la police, les services répressifs et les organismes de prévention de la fraude. Il peut s’agir de communiquer à d’autres organisations des adresses auxquelles nous n’effectuerons pas de livraisons ou de collecte.
Si vous utilisez notre service de redirection, à moins que vous ne nous le demandiez, nous pouvons parfois vendre des informations vous concernant pour aider les organisations à mettre à jour leurs coordonnées, ou pour que des types d’organisations spécifiques puissent vous envoyer des offres susceptibles d’intéresser les personnes qui déménagent. Vous trouverez de plus amples informations, notamment sur la manière dont vous pouvez choisir de ne pas nous vendre vos informations, dans les conditions générales de notre service de réacheminement.
Nous pouvons transmettre votre nom, vos coordonnées (telles que votre adresse électronique) et les détails de vos achats auprès de nous à des organisations qui nous aident dans le cadre d’études de marché.
Autorités postales et transporteurs étrangers
Nous partagerons vos données personnelles avec les autorités postales et les transporteurs d’outre-mer. Si vous envoyez une lettre ou un colis à l’étranger ou si vous recevez un article de l’étranger, nous transmettrons les informations requises à des fins douanières et fiscales ou pour les contrôles de sécurité. Ces informations comprendront normalement :
- le nom et l’adresse de l’expéditeur
- le nom et l’adresse de la personne qui reçoit l’article, et
- les détails du contenu de l’article.
Informations requises par la loi ou la réglementation
Si une loi ou une réglementation l’exige, nous pouvons partager vos données personnelles avec des organismes de réglementation tels que le commissaire à l’information.
6. Sécurité et prévention de la fraude
Nous pouvons partager certaines des données personnelles que nous détenons sur vous avec des organismes de prévention de la fraude, qui les utiliseront pour prévenir la fraude et le blanchiment d’argent et pour confirmer votre identité. Si une fraude est détectée, certains services, financements ou emplois pourraient vous être refusés. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière dont nous utiliserons vos informations, sur les organismes de prévention de la fraude et sur vos droits en matière de protection des données à l’adresse suivante : www.cifas.org.uk/fpn.
Royal Mail Group et d’autres organisations peuvent également utiliser vos données personnelles pour prévenir la fraude et le blanchiment d’argent lorsque, par exemple
- vérifier les détails des demandes de crédit et des facilités liées au crédit ou autres
- la gestion du crédit et des comptes ou facilités liés au crédit
- le recouvrement de la dette
- vérifier les détails des propositions (demandes) et des demandes de remboursement pour tous les types d’assurance
- la vérification des données des candidats et des employés, et
- l’identification et la prévention du courrier frauduleux illégal.
Nous et d’autres organisations utiliserons également les informations enregistrées par les organismes de prévention de la fraude d’autres pays.
Nouveaux clients commerciaux
Si vous êtes un nouveau client commercial qui demande un compte de crédit, nous pouvons communiquer certaines de vos données personnelles à TransUnion International UK Limited, une agence de référencement de crédit qui réalise des services tels que la vérification des risques et de l’accessibilité financière, la prévention de la fraude, la prévention du blanchiment d’argent, la confirmation des identités et le suivi des dettes.
TransUnion utilisera vos données personnelles pour effectuer des services auprès de nous ainsi qu’à ses autres clients. Nous utilisons leurs services afin d’évaluer votre solvabilité et l’adéquation des produits, de vérifier votre identité, de gérer votre compte, de tracer et de recouvrer les dettes, et de prévenir les activités criminelles telles que la fraude et le blanchiment d’argent. Vous trouverez plus d’informations sur TransUnion et sur la manière dont ils utilisent et partagent les données personnelles dans leur avis de confidentialité ici.
7. Partager vos données personnelles à l’étranger
Nous pouvons partager vos données personnelles à l’étranger si nous ou une autre organisation à l’étranger en avons besoin pour l’une des raisons énoncées ci-dessus. Par exemple, si vous envoyez une lettre ou un colis à l’étranger, nous pouvons avoir besoin de partager vos données avec la société postale étrangère.
Si nous faisons appel à un prestataire de services ou de technologies basé à l’étranger, nous pouvons également avoir besoin de partager vos données avec lui (par exemple, pour fournir le produit ou le service que vous avez demandé, pour traiter les détails de votre paiement ou pour effectuer des services d’assistance).
Nous veillerons à ce que vos données personnelles soient protégées par la loi ou par un contrat conforme au droit britannique.
8. La durée pendant laquelle nous conservons vos données
Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire à leur utilisation. Cela dépend du produit ou du service que nous fournissons. Il se peut également que nous soyons tenus par la loi de conserver vos données pendant un certain temps.
Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos données à caractère personnel.
Le droit d’être informé
Nous vous donnerons des informations sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles au moment où nous les recueillons auprès de vous (par exemple, lorsque vous ouvrez un compte ou demandez un service en ligne), ou par le biais de politique de confidentialité comme celui-ci.
Le droit d’accès à vos données personnelles
Vous avez le droit d’obtenir une copie de vos données personnelles et des détails sur la manière dont nous les utilisons.
Vous pouvez demander des détails sur les données personnelles que nous détenons sur vous en contactant notre équipe « Droits à l’information et gouvernance » (information.rights@royalmail.com). Il se peut que nous ayons besoin d’une preuve de votre identité. Vous devrez également nous indiquer les informations et les utilisations de vos données que vous souhaitez connaître (par exemple, quels sont les services concernés et à quel moment nous avons pu utiliser les données). Nous pouvons également vous demander de remplir un formulaire de demande facultatif pour nous aider à confirmer votre identité et à retrouver les informations dont vous avez besoin.
Le droit de faire corriger vos données
Vous avez le droit de faire corriger vos données si elles sont erronées ou incomplètes.
Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que vos données personnelles sont exactes et à jour. Toutefois, nous comptons sur vous pour vérifier que certaines des informations que nous détenons à votre sujet sont exactes et à jour. Veuillez nous informer de toute modification de vos informations (par exemple, en mettant à jour les détails de votre compte sur nos sites internet).
Le droit d’objection
Vous avez le droit de vous opposer à certaines utilisations de vos données à caractère personnel, par exemple à des fins de marketing (comme indiqué dans la section 4 ci-dessus). Toutefois, si la loi nous permet de continuer à utiliser vos données, nous pouvons le faire.
Le droit de faire supprimer vos données
Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles de nos dossiers s’il n’y a pas de raison légitime pour que nous continuions à les utiliser. Toutefois, s’il existe une raison légitime pour nous de les utiliser, nous ne pourrons pas les supprimer.
Le droit de restreindre l’utilisation de vos données
Vous avez le droit de limiter l’utilisation de vos données personnelles si :
- vous estimez qu’elles ne sont pas exactes et qu’elles doivent être vérifiées
- vous n’êtes pas d’accord avec les raisons juridiques de l’utilisation de vos données et vous voulez que nous reconsidérions leur utilisation
- nous utilisons vos données illégalement, mais vous ne voulez pas qu’elles soient supprimées, ou
- nous n’avons plus besoin de ces données, mais vous voulez que nous les conservions aux fins d’une action en justice.
Le droit de transférer vos données
Vous avez le droit de nous demander de transférer vos données personnelles à une autre organisation. Nous devons le faire si le transfert est, comme le dit la loi sur la protection des données, « techniquement possible ».
Ce droit s’applique uniquement aux données à caractère personnel que vous nous avez communiquées et que nous utilisons soit avec votre accord, soit pour respecter un contrat que nous avons conclu avec vous.
Le droit de retirer votre accord pour l’utilisation de données à caractère personnel
Pour obtenir une aide concernant vos droits en matière de données personnelles, veuillez contacter notre équipe « Droits à l’information et gouvernance » à l’adresse information.rights@royalmail.com.
Le bureau du commissaire à l’information vous donne tous les détails sur vos droits en matière de protection des données. Vous trouverez de plus amples informations sur son site internet.
Perturbation liée à la Covid-19
Nous prenons les droits énoncés ci-dessus très au sérieux et nous nous efforcerons toujours de répondre à toute demande de votre part dès que possible. Toutefois, en raison de la situation actuelle de l’épidémie de Covid-19, il se peut que nous ayons besoin de plus de temps pour traiter votre demande. Cela s’explique par le fait que nous avons moins de personnel en activité et de nouveaux défis à relever. Veuillez nous soutenir.
Le moyen le plus rapide de nous contacter est d’envoyer un courriel à information.rights@royalmail.com. Nous vous répondrons ensuite par courrier électronique. Il se peut que nous devions encore effectuer certaines vérifications pour confirmer votre identité et protéger vos informations (par exemple, en vous demandant de nous envoyer par courriel une preuve de votre identité ou en vous téléphonant pour vérifier vos coordonnées).
10. Comment nous contacter ou faire une réclamation
Si vous avez une question ou une plainte concernant les produits ou services de Royal Mail, veuillez contacter le service clientèle de Royal Mail.
Si vous avez une question ou une plainte concernant les produits ou services de Parcelforce Worldwide, veuillez contacter le service clientèle de Parcelforce Worldwide.
Si vous avez des questions concernant vos données personnelles, vous pouvez contacter notre équipe « Droits à l’information et gouvernance » à l’adresse suivante
Information Rights and Governance Team
Royal Mail Group
Pond Street
Sheffield S98 6HR
Courriel : information.rights@royalmail.com
Notre responsable de la protection des données
Vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données à l’adresse suivante
Royal Mail Group Limited
185 Farringdon Road
London
EC1A 1AA.
Courriel : information.rights@royalmail.com
Votre droit de porter plainte auprès du bureau du commissaire à l’information
Si vous pensez que nous n’avons pas rempli nos obligations légales, vous pouvez vous plaindre au bureau du commissaire à l’information à l’adresse suivante
Information Commissionner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF
Site web : www.ico.org.uk
11. Utilisation du site internet et cookies
Les cookies sont des fichiers texte placés sur votre ordinateur lorsque vous utilisez un site internet ou une application. Lorsque vous utilisez nos sites internet et nos applications, nous vous demandons si vous acceptez que nous utilisions des cookies pour recueillir des informations sur :
- les dispositifs que vous utilisez pour accéder à ces sites et applications, et
- la façon dont vous utilisez ces sites et applications (par exemple, les pages et le contenu que vous avez consultés).
C’est à vous de décider si vous acceptez que nous utilisions des cookies. Pour plus de détails sur les cookies que nous utilisons, y compris les cookies qui nous aident à cibler les messages publicitaires sur vous, veuillez consulter la politique en matière de cookies sur le site internet ou l’application que vous utilisez.
12. Notre représentant dans l’Union européenne
Si vous êtes dans l’Union européenne et que vous souhaitez contacter notre représentant sur place, son nom et son adresse sont indiqués :
General Logistics Solutions B. V.
Breguetlaan 28-30
1438 av. J.-C. Oude Meer
Pays-Bas.
13. Modifications apportées à la présente politique sur la protection de la vie privée
Nous examinerons régulièrement notre politique sur la protection de la vie privée et publierons toute mise à jour sur cette page internet. La dernière mise à jour de cette politique sur la protection de la vie privée date de décembre 2020.
